Psikologi Manajemen

BAB I. PENDAHULUAN

Latar Belakang

Manajemen, kata itu sering terdengar di telinga kitadan sering kita gunakan sebagai istilah pembagi tugas. Tapi apa kaitannya manajemen dengan psikologi? maka disini kami akan membahas tentang hubungan psikologi dan manajemen juga membahas sedikit tentang organisasi.

Rumusan Masalah

1.    Apa yang dimaksud manajemen?

2.    Bagaimanamanajemendilakukan?

3.    Kapanmanajemendilakukan?

4.    Dimanamelakukanmanajemen?

5.    Kenapamanajemenperludilakukan?

6.    Siapa yang melakukanmanajemen?

Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini yaitu :

1.    Untuk mengetahuiapaitumanajemen

2.    Untukmengetahuitentang POAC

3.    Mengetahuimanfaatdari POAC

BAB II. PEMBAHASAN

A.    Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa inggris manage yang memiliki arti mengatur, mengurus, melaksanakan, mengelola.Sedangkanmenurut istilah seperti yang dilakukan Stoner, manajemen adalahproses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasilainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dalamdunia pendidikan, manajemen lebih ditekankan kepada upaya untukmempergunakan sumber daya seefektif dan seefisien mungkin.Secara bahasa manajemen berasal dari kata “to manage” yangartinya mengatur. Secara etimologi manajemen ialah ilmu dan seni yangmengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber dayalainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam sebuah organisasi. Di bawah ini dijelaskan beberapa pendapat yang menjelaskantentang pengertian manajemen.

1) Malayu S. P. Hasibuan

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektifdan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2) Arifin Abdurrachman sebagaimana dikutip oleh M. NgalimPurwanto, yang mengartikan manajemen merupakan kegiatankegiatanuntuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan pokok yangtelah ditentukan dengan menggunakan orang-orang pelaksana. Jadi, dalam hal ini kegiatan dalam manajemen terutama adalahmengelola orang-orangnya sebagai pelaksana.

3) Henry L. Sisk

Management is the coordination of all resources through the processes of planning, organizing, directing, and controlling inorder to attain stated objectives.

(Manajemen adalah Pengkoordinasian dari semua sumber-sumbermelalui proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,pemberian bimbingan, dan pengawasan untuk mencapai tujuanyang telah ditetapkan).Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian

inilah yang kemudian disebut sebagai prinsip-prinsip manajemen.

Sedangkan Husaini Usman menyimpulkan, esensi pengertianmanajemen dapat dipandang, baik sebagai proses (fungsi) maupunsebagai tugas (task). Hal ini senada dengan pendapat Maurice R. Hecht: management is an activity, and if you start by looking at littlepieces here and there, you can destroy the understanding of the whole. Artinya, manajemen adalah sebuah aktivitas, dan jika kamu mulaimelihat kepada potongan-potongan sedikit di sana-sini, kamu dapatmerusakkan pengertian itu keseluruhannya.Masalah identifikasi dan definisi manajemen memangmerupakan masalah yang sulit. Banyak penulis menyetujui bahwamanajemen mencakup berbagai tingkat ketrampilan, tetapi di lain pihakjuga sikap yang berbeda-beda. T. Hani Handoko menyimpulkan bahwauntuk lebih memperjelas pengertian manajemen harus dibicarakantopik-topik berikut ini:

a. Manajemen sebagai ilmu dan seni

b. Manajemen sebagai profesi

c. Pengertian-pengertian yang berbeda dengan istilah manajemen,

1) Manajemen berbeda dengan kewiraswastaan

2) Manajemen berbeda dengan supervisi

d. Aplikasi-aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen

1) Pengelompokan pekerjaan. Manajemen dapat berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsifungsimanajerial. Ini digunakan untuk menyebut seluruhindividu dalam kelompok tersebut secara kolektif.

2) Seorang individu. Individu yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompok secara keseluruhan dapatdisebut bagian manajemen.

3) Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidangspesialisasi akademik, atau suatu bidang studi.

4) Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses, karena mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.

B.     Tujuan Manajemen

Tujuan manajemen merupakan suatu yang direalisasikan, menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepadausaha seorang manajer. Tujuan ialah yang ingin direalisasikan olehseseorang.Sedangkan menurut SH Rode dan Voich (1974) tujuan utama manajemenyaitu produktivitas dan kepuasan.

C.    POAC

Sebagai pemimpin selain harus memiliki karakter kepemimpinan, juga harus menguasai fungsi-fungsi manajerial. Fungsi manajerial inilah yang akan membantu pemimpin untuk menjalankan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Perlu diingat bahwa jika seorang pemimpin tidak memiliki kemampuan manajerial, maka ia hanya akan mampu merumuskan dan menentukan visi/misi organisasi kedepan, namun tidak mampu untuk menjalankan seluruh aktivitas organisasi menuju pencapaian visi/misi organisasi tersebut. Untuk itu sebagai pemimpin mengenal fungsi-fungsi manajerial adalah sangat penting, karena manajemen merupakan seni dalam pengelolahan organisasi guna pencapaian tujuan organisasi.

Dalam proses pelaksanaannya, manajemen mempunyai tugastugas khusus yang harus dilaksanakan. Tugas-tugas itulah yang biasadisebut sebagai fungsi-fungsi manajemen.Menurut George R. Terry terdapat 4 fungsi manajemen, yangdalam dunia manajemen dikenal sebagai POAC yaitu: planning(perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan ataupengarahan) dan controlling (pengendalian).

Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya,  atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus spiral.

Secara umum dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi atau perusahaan mereka.

a.         Planning

Yang dimaksud dengan planning disini adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART.

S : Specific, artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.

M : Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat  diukur tingkat  keberhasilannya.

A : Achievable, artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.

R : Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.

T : Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran,adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi. Dalam suatu perencanaan ada 5 W dan 1H yaitu: What, where, who, when. why. 3 kegiatan yang dilakukan didalam perencanaan yaitu:

• Kegiatan pokok apa yang akan dilakuakn secara langsung dikerjakan pada pencapaian tujuan yang akan dicapai.
• Kegiatan yang menunjang aktivitas yang mendukung tujuan teersebut.
• Kegiatan Veterial : kegiatan yang tidak menunjang tetapi tidak sering dihindarkan yaitu: ppl dan pkl.

1. What :

• Apa yang akan dilakukan atau dikerjakan.
• Dana sumber yang didapat.
• Dana apa yang akan dihubungkan.
• Sdm.
• Sarana dan prasarana agar tercapai.

2. Where:

• Dimana kita melakukan kegiatan.
• Berpegang kepada aspekbilitas ( kemampuan untuk menyelesaiakan diri ).
• Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi berbagai persyaratan guna menjamin kelancaran tugas.

3. When:

• Kapan kita melakukan tugas.
• Kemampuan untuk mengelola waktu.
• Memilih waktu yang tepat untuk mengisi waktu yang luang.

4. Who

• Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun kwlalitatif.
• Pola pembinaan karier.
• Kebijaksanaan didalam pengolahan dan pengajian.
• Metode dan teknik tentang pengadaan tenaga kerja yang akan dilaksanakan.

5. Why:

• Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga mudah dilaksanakan.
• Rencana itu harus mempunyai rincian yang cermat.

Perencanan bukan merupakan suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan untuk mencapai tujuan. Ada dua komponen dalam perencanaan :

1. Perencanan pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksanakan.

2. Perencanan optimis. Terlaksana.

Definisi dan unsur-unsur perencanaan:

1. Garth N. Jone. Perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

2. M. Farland. Perencanan adalah : Suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:

1. Hasil akhir (The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana kit akan mencapai.

2. Alat-alat yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.

3. Sumber yaitu: Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan.

4. Pelakasanan

5. Pengawasan.

Didalam perencanan ada beberapa tipe:

· Perencanaan strategi plans yaitu: perencanan yang dirancang untuk mrmenuhi tujuan organisasi yang mengimplemasikan misi yang memberikan alasan yang khas pada orang.

· Perencanaan operasional yaitu: perencanan yang menguraiakan secara lebih terperinci bagaimana rencana startegi akan tercapai.

Proses perencanan stategi formal:

1. Pemahaman dan perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama kali :

• Adakan dulu uji coba secara sistematis hubungan sebab akibat.
• Carilah penyimpangan dan perubahan dari yang normal.
• Konsultasi atau tanya jawab pada perusahan.

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan.

Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan informasi yang tepat.

a. Pengembangan alternatif.

b. Kecendrungan untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang efektif.

c. Evaluasi alternatif.

Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :

1.      Analisis situasi & identifikasi masalah

Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan

tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis

SWOT.

2.      Menentukan skala prioritas

Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan

skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang

mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi.

3.      Menentukan tujuan program

Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan

organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya

pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.

4.      Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran).

ApaitufungsiSWOTdalamOrganisasi?

Analisis SWOT inimerupakansebuah “penyelidikan” tentangsituasidankondisidalamsuatulingkungan.Contohnyaadalah:

“Ada sebuahorganisasi yang akanmembuat program kerja, untukitumerekaharustahutentangkondisiorganisasimerekadanlingkungandimanaorganisasiituberada.Untukitumerekamelakukananalisis SWOT,

Pertama S, yaitudenganmengetahuikekuatanorganisasi –dalamhalini, kekuatanbisadiartikansebagaikondisi yang menguntungkanuntukorganisasi- tersebut. Misalnya, pengurus yang setiaterhadaporganisasi, ataukasorganisasi yang banyak, dll.

Kedua W, yaitudenganmengetahuikelemahanorganisasi –dalamhalini, kelemahanbisadiartikansebagaisuatukondisi yang merugikanuntukorganisasi- tersebut. Misalnya, kondisianggota yang tidakaktif, dana yang takada, dll.

Ketiga O, yaitudenganmengetahuikesempatanorganisasi – dalamhalinibisadiartikansebagaisuatuhal yang bisamenguntungkanjikadilakukannamunjikatidakdiambilbisamerugikan, atausebaliknya. Misalnya, sumberdanaadabiladiminta.

Keempat T, yaitudenganmengetahuiancamanorganisasi – dalamhalinibisadiartikansebagaisuatuhal yang akanmenghambatataumengancamselamaperjalanankepengurusan. Misalnya, banyakpengurusdananggota yang tidakaktif.

b.        Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

Langkah-langkah Pengorganisasian :

• Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai).
• Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi).
• Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
• Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff).

c.              Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.

Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :

1. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
2. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
3. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
4. Tugas yang diberikan cukup relevan,
5. Hubungan harmonis antar rekan kerja.

Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan.

Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :

•  Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
• Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
• Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
• Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :

• Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
• Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
• Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
• Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
• Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

d.        Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.  

Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Manfaat pengawasan :

• Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
• Dapat mengetahui adanya penyimpangan
• Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
• Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
• Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi.

Proses controlling meliputi :

1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.

Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,

4. Melakukan tindakan perbaikan.

Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,

5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.

Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :

1. Preventive control

Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota .

2. Repressive control

Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).

3. Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan.

4. Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).

5. Pengawasan mendadak (sidak)

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan.

6. Pengawasan Melekat (waskat)

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan.

Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk  adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.

Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi, sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada pencapaian tujuan organisasi.

Contoh Studi kasus POAC

Masalah di PT. Rajawali Citra Kencana

Tantangan yang dihadapi oleh kebanyakan perusahaan adalah bagaimana mengalokasikan biaya overhead grup kepada masing-masing profit center secara adil. Grup memiliki biaya langsung dan tidak langsung yang menjadi biaya overhead yang harus dialokasikan ke profit center di setiap divisi. Biaya overhead group mencakup biaya administrasi keuangan dan gedung, biaya SDM grup, biaya pemasaran grup, biaya managing director grup, dan biaya managing director divisi-divisi. Semua biaya ini merupakan 50% dari overhead keseluruhan. Selain itu, masih ada biaya overhead dari biaya tidak langsung, seperti biaya sewa gedung, biaya penerangan, telepon, peralatan kantor, dan biaya operasional langsung.

Pendekatan ini mendorong para manajer profit center untuk mengkaji kembali laba yang dibuatnya dengan mempertimbangkan biaya overhead grup yang harus ditanggung. Program imbal jasa dan penghargaan mereka didasarkan pada pencapaian target laba yang dibuat setelah menanggung overhead Grup.

Direktur Pemasaran Grup harus mengukur kontribusinya dan pendapatan yang akan diperolehan dari anggaran promosi Pemasaran Grup. Pertanyaan yang sama muncul terhadap fungsi Keuangan Grup dan fungsi SDM Grup. Kombinasi check and balance, bersama dengan transparansi proses, merupakan bagian dari program pengembangan talenta. Manajer pada profit center yang ambisius, akan termotivasi untuk menunjukkan kemampuannya menghasilkan laba yang tinggi, terus mengawasi pengeluaran yang tidak memberi kontribusi nyata pada laba atau yang mengganggu kemampuannya menghasilkan laba yang ditargetkan.

Salah satu komentator eksternal berpendapat bahwa perusahaan tersebut seperti perahu yang 'dapat pergi ke mana saja untuk mendapatkan uang tanpa membawa beban."

Tantangan serius yang kedua adalah untuk menemukan keseimbangan antara mental 'robber baron' dengan etos 'good for the Group'.

Inti dari tantangan ini adalah aspek tersembunyi lain dari strategi manajemen talenta, yaitu mendapatkan dan mengembangkan karyawan yang berkinerja tinggi.

Pada level profit
center, manajer pusat laba berupaya menarik dan mempertahankan orang-orang yang memiliki kemampuan tinggi untuk menghasilkan laba. Semangat tim yang kuat ditumbuhkan dan dikembangkan, dan jika tim berhasil mencapai target, semangat kerja menjadi tinggi dan etos kerja berkembang.

Meskipun semangat dan etos kerja ini diharapkan, ada juga sisi negatifnya. Salah satunya adalah 'nuansa perang' di mana unit laba yang satu dengan yang lain akan berkompetisi dalam bisnis yang sama. Seringkali, hal ini membuat pelanggan menjadi bingung (karena diperebutkan oleh profit center-profit center) dan menjadi kelemahan Grup secara keseluruhan.

Secara teori, salah satu peran Managing Director Divisi adalah mengarbitrase persaingan antar pusat laba, dan memutuskan batas-batas wilayah masing-masing unit laba. Masalah klasiknya adalah prospek atau pelanggan yang beroperasi di suatu wilayah, tetapi memiliki unit-unit di wilayah lain yang menjadi 'wilayah kekuasaan' dari pusat-pusat laba yang berbeda-beda dari Grup.

Dampak negatif kedua adalah tumbuhnya sikap 'kerajaan saya' yang menjadikan sumber daya pada pusat laba bersifat eksklusif, tidak boleh digunakan oleh pusat laba atau bagian lain. Masalah muncul ketika suatu unit laba kapasitasnya sedang 'berlebih', sementara pusat laba lain sedang 'kekurangan'. Memang ini merupakan bagian dari siklus bisnis, tetapi sangat mengganggu kinerja bisnis Grup secara keseluruhan apabila antar pusat laba tidak dapat berbagi sumber daya. Kondisi ini diatasi dengan model pembebanan antar unit.

Semua isu ini menjadi bagian dari bahan budaya perusahaan dan konsep yang mendasarinya membentuk bagian yang penting proses induksi bagi karyawan baru. Etos untuk fokus pada pencapaian laba perusahaan ini merupakan unsur integral dalam struktur organisasi yang tercermin dan didukung oleh etos fokus laba.

Masalah utamanya adalah komunikasi strategi sebagai falsafah operasional. Hal ini dipecahkan melalui kombinasi struktur, proses dan pengembangan diri. Cara bagaimana menangani masalah tersebut dijelaskan di bawah ini.

Solusi

Dari kasus diatas, kami berpendapat bahwa solusi yang baik adalah pengembangan di sektor karyawan perusahaan tersebut. Bagi karyawan yang baru direkrut sebaiknya diberi pelatihan teknis sebelum mereka diberi tanggung jawab. Ketika masa pelatihan harus dapat dipastikan mereka dapat mengerjakan tugas dengan sebaik mungkin sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan kerugian bagi perusahaan. Apabila mereka sudah dianggap sanggup bertanggung jawab, saat itulah pimpinan dapat menguji mereka dengan memberi tugas yang lebih berbobot. Mereka berhak mendapat keistimewaan itu setelah mendapat pelatihan. Selain itu, hal tersebut juga dapat mengembangkan diri mereka kearah yang lebih maju. Jika mereka telah menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik, barulah pimpinan dapat memberi mereka tanggung jawab yang lebih eksekutif. Pelatihan teknis sebelum memulai bekerja sangat penting untuk dapat memastikan apakah para karyawan bisa menghasilkan laba bagi perusahaan atau tidak. Tidak kalah penting juga, pelatihan semacam itu untuk membekali karyawan dengan pengetahuan yang intelektual yang tentu saja bisa memberi nilai plus bagi klien perusahaan.